In vigore da martedì 25 gennaio il nuovo codice dell'amministrazione digitale (Cad), dopo le modifiche introdotte dal decreto legislativo 235/2010. Disposizioni che hanno un impatto positivo anche sugli studi professionali.
Per esempio, negli studi legali, la completa equiparazione tra notifica a mezzo posta e trasmissione del documento informatico per via telematica mediante posta elettronica certificata (Pec), impone innanzitutto agli studi legali di sensibilizzare in questo senso i propri clienti. Infatti, i termini per proporre eventuali azioni legali, ricorsi o impugnazioni decorrono dal momento della ricezione dell'atto di controparte nella propria casella di posta certificata. E questo perché il nuovo articolo 48 del Cad equipara la trasmissione del documento informatico tramite Pec alla notificazione per mezzo della posta ordinaria. Il testo precedente prevedeva invece che le ipotesi di equiparazione delle modalità di trasmissione dovevano essere espressamente previste dalla legge.
Il nuovo Cad rovescia quindi la prospettiva, disponendo l'equiparazione come regola generale con eccezioni ammesse solo nei casi stabiliti normativamente. La data e l'ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso a mezzo Pec sono inoltre opponibili ai terzi quando realizzate secondo le disposizioni del Dpr 68/2005. A questo proposito si ricorda come l'articolo 16, commi da 6 a 11, del decreto legge 185/2008 abbia reso obbligatoria, con tempistiche diverse, l'istituzione di una casella di posta elettronica certificata per le imprese, i professionisti iscritti in albi e le pubbliche amministrazioni.
La consultazione telematica, libera e senza oneri, degli indirizzi di Pec presenti nel registro delle imprese o negli albi o elenchi permette così l'invio di atti e documenti, anche con rilevanza processuale, con valore giuridico pari a quello riconosciuto se trasmessi a mezzo raccomandata o tramite ufficiale giudiziario. Inoltre l'impulso dato dal governo alla digitalizzazione della giustizia, con la finalità di ridurne costi e tempistiche, richiede alla professione legale familiarità e consapevolezza nell'utilizzo degli strumenti informatici tali da potere sfruttare appieno le potenzialità offerte dal processo telematico.
Considerazioni in parte simili valgono per dottori commercialisti ed esperti contabili, categorie professionali che peraltro già da tempo sono abituate a utilizzare nella gestione quotidiana dello studio gli strumenti tecnologici. L'uso generalizzato della Pec permette, per esempio, una gestione più funzionale dei rapporti con i propri clienti. Si pensi alla mole di fatture che il cliente presenta al professionista che gestisce la contabilità: attraverso la Pec è possibile l'invio delle fatture senza bisogno che il cliente si rechi presso lo studio per consegnare il documento in originale.
inoltre, la ricezione a mezzo di posta elettronica certificata favorisce lo sviluppo di sistemi di conservazione sostitutiva, con notevoli risparmi in termini di tempo, costi di gestione e reperimento delle informazioni. Con queste finalità, un dottore commercialista può strutturare un processo gestionale interno di conservazione a norma dei documenti contabili e fiscali dei clienti. Tale sistema può essere certificato da un conservatore accreditato presso DigitPa, in base agli articoli 44 e 44-bis del nuovo Cad, conferendo così una maggiore e più efficace valenza probatoria ai documenti conservati nei confronti della stessa agenzia delle entrate.
Anche i notai sono particolarmente interessati dalle modifiche al Cad. La dematerializzazione non riduce le attività di uno studio notarile, ma anzi è in grado di potenziarle sia con riguardo alle attestazioni di conformità delle copie informatiche di un documento analogico, sia quanto alle autenticazioni delle firme elettroniche o di qualsiasi altro tipo di firma avanzata diversa da quella digitale.
I notai possono attestare la conformità delle copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico. L'articolo 22, comma 3, del Cad riformato ha, infatti, previsto un nuovo regime della copia dell'originale unico quando la sua conformità è attestata con dichiarazione allegata al documento informatico, asseverata secondo particolari regole tecniche.
La copia così formata non può essere disconosciuta e sostituisce a ogni effetto di legge gli originali formati su supporto analogico. Al contrario, le copie informatiche senza attestazione del pubblico ufficiale assumono rilevanza giuridica solo se la conformità non è disconosciuta da terzi.
di Alessandro Mastromatteo e Benedetto Santacroce PUBBLICATO SU SOLE 24ORE
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